Tucet dobrých rad pro vedení zakázky

Svět je plný odborníků, kteří vyřeší váš problém. Kromě jediného: jak je najít, vybrat, úkolovat a hodnotit. Rozjezd a řízení zakázek dá občas zabrat víc než samo jejich věcné řešení. Nikdo nespočítá projekty, které nedopadly jenom proto, že nebyly s to začít. Toto je tucet rad jak zvládnout zakázku.

PantherMedia 230825

1. Ujasněte si, koho k projektu potřebujete

Kovář nenaladí housle, grafik nenapíše texty, programátor neudělá webdesign. Navzdory ekonomickým tlakům, nezřízenému sebevědomí a softwarové protetice jsou lidé stále disponováni k tomu či k onomu.

Neorientujte se na najímaní lidí, ale profesí. Je v tom malinký rozdíl s mocnými důsledky. Musíte jen sami poznat, co váš projekt vyžaduje a co je na něm třeba udělat.

2. Udělejte dobré zadání

Dobré zadání nepřipravujete jen pro dodavatele, aby věděl, co chcete, ale i pro sebe a své kolegy – z téhož důvodu. Zadání je mnohem víc než powerpoint vizí, misí a obrázků ve špatném rozlišení. Přitom se dá připravit rychleji a pohodlněji, než jste zvyklí.

Udělejte si představu, připravte podklady, předneste úvod a pak nechejte dodavatele, ať se ptá. Rychlý filtr. Kdyby se ptát neuměl, pozvěte dalšího.

3. Nepřeurčete zadání

Stanovte jen takové obsahové a technické parametry díla, které jsou skutečně směrodatné a závazné. Neomezujte dodavatele zbytečnými formáty, gramážemi nebo funkcionalitami. Za co ho pak chcete platit? Pečlivě formulujte, jak jsou vaše podněty závazné.

4. Stanovte lhůty, ne termíny

Stanovte si termín, i když vás ve skutečnosti netlačí. Dlouhé termíny přitahují zpoždění. A většina zakázek potřebuje víc času na úkony zadavatele.

Do smlouvy ale pevný termín nedávejte. Rozkouskujte projekt na krátké logické etapy a místo termínů jim určete lhůty. Když svůj úkon zpozdíte, harmonogram se sám přepočítá a všechno bude v pořádku.

Že nebude? Tak se prostě nesmíte opozdit. Když se opozdí dodavatel, dík podrobnému členění snadno vyhledáte místo, na kterém bude muset své zpoždění dohonit.

5. Nechtějte pevnou cenu předem

Netrvejte na celkové ceně větších než úplně malých projektů. Projekt není rutinní proces, málokdy je známa přesná cesta k cíli, a tak ji nelze ani zodpovědně nacenit.

Když po dodavateli chcete pevnou cenu za neurčený produkt, nutíte ho zabalit ji do vaty. Když pak zbytečně navýšenou cenu odmítnete, vylijete s vaničkou i dítě. Zdánlivě bezpečná strategie jedné pevné ceny ve skutečnosti preferuje diskontní dodavatele s diskontními produkty.

Utratit víc, než jste čekali, je samozřejmě nepříjemné. Je proto fajn očekávat správnou cenu. Projděte s dodavatelem celý tvůrčí a produkční proces a vytipujte kritická místa. Najděte mechanismus pro určení vícenákladů, který vám, když už nastanou, nezlomí vaz a ani kreativce neodradí od snahy odvést kvalitní práci.

(Vícenáklady míním skutečně havarijní příplatek za něco, co se neodhadlo správně a za co dodavatel opravdu nemůže.)

6. Vyjasněte si autorská práva

Podmínky, za jakých váš dodavatel pořídil dejme tomu ilustrační fotografie, budou nejspíš závazné i pro vás. Musíte je tedy znát = musíte se na ně ptát.

U tisku je rozumné dohodnout se na právech k otevřeným datům sazeb, zdrojovým fotošopím obrazům atd. Pokud si o ně neřeknete, nestanou se součástí zaplaceného díla. A když se jednou rozhodnete dodavatele vyměnit za nadějnější kus, just vám je nevydá.

S aktuálními obchodními modely pro užití písem může být obtížné dostat se skrze jiného dodavatele i k původně použitým fontům. Ptejte se proto na podmínky včas.

7. Uzavřete flexibilní smlouvy

Nedávejte kreativcům podepisovat smlouvy vypracované vaším právníkem. Špatně se z nich dobývají pravidla, na kterých budete chtít stavět. Uzavírejte věcné, na skutečný průběh zakázky orientované smlouvy. Pěstujte si dodavatele, s nimiž smlouvu uzavírat nemusíte.

8. Rozdělte kompetence

Chcete-li průběh tvorby skutečně řídit, musíte být u všech korektur. Budete mít na to čas? Právo veta uplatněné za pět minut deadline demoralizuje všechny účinkující. Náklady na ex post úpravy bývají velmi nepříjemné.

Důvěřujte svým lidem. Pověřte řízením projektu jednoho člověka a nechejte ho jednat.

Nesnažte se snížit rizika úletu rozptýlením odpovědnosti mezi více osob. Od jistého, překvapivě malého počtu se totiž neshodnou na ničem. Znám jen tři scénáře: a) komisaři se rozhádají a budou volat táto, b) odhlasují šedou myš, c) poskládají kočkopsa.

Pokud přes mé výslovné varování založíte komisi, stvořte ji alespoň s jasně rozdělenými pravomocemi.

9. Stanovte hodnoticí kritéria

Pečlivě stanovte soubor kritérií, podle kterých budete návrhy posuzovat. Pocity nejsou k ničemu, nesou minimum informací. Zpětná vazba “Něco tomu chybí” nebo “Čekala jsem víc nápadů” přivádějí kreativce k šílenství. Což by vám mohlo být jedno, kdybyste tím netorpédovali jeho důvěru ve vaše sdělení vašim zákazníkům.

Ptejte se na názory jiných, ale nezaměňujte odpovědi se skutečným testováním. Vaši kolegové nejsou váš cílový zákazník už jen svou podjatostí. Opravdu se přesně dohodněte, co (kdo, je-li vás víc) budete hodnotit. „Všechno” nebo “kreativitu zpracování” je špatná odpověď, dobrá tak pro tendry státní správy.

10. Nepracujte ve stresu

Už to chtělo nějaký vtip.

Z olivy (inovace: z řepky) teče olej pod tlakem a dobré nápady opravdu vznikají i přes noc. Nedá se na to ale spoléhat, natož soustavně. Kreativci-chrliči nápadů neexistují. Existují-li, stejně potřebují (nebo by jim měl být dopřán) čas, aby své nápady zhodnotlili s odstupem.

Většina kreativců za španělskou stěnou osobního PR vzdychá a úpí, jako by klec rodila ježka. Vynutíte-li si řešení do druhého dne, ponesete všechna rizika práce kvapné, málo platné.

A to mluvím jen o nápadech jako takových. Co teprve narychlo spíchnutý web nebo firemní claim! Dým z uhašených požárů není dobrým cididlem značky, smrdí a nechává šmouhy. Plánujte proto s předstihem (…), nebo aspoň v hodině H neodkládejte start, jakkoliv je bolestný a nepříjemný.

11. Pracujte bez přestávek

Když už začnete, nedělejte přestávky. Ztrácíte v nich kontakt s věcí vy i váš dodavatel. Nasírá se, protože ho nutíte čekat, zapomínat a brát jinou práci, zdržujete mu platby, ničíte jeho nadšení pro věc, přestavujete mu názor na vás. Jak zapálí ten, kdo zhasl?

12. Skončete

Smiřte se s tím, že dílo nikdy nebude dokonalé a nikdy se nebude líbit všem. Nevylepšujte ho donekonečna ze strachu, že nebude přijato s všeobecným nadšením. (Dost to souvisí s tím, jestli děláte marketing, nebo hledáte kreativní bomby.)

Pokud připravované dílko opravdu potřebujete, každou další korekturou vám utíkají peníze, které už mohlo vydělávat. Po určité době navíc stejně ztratíte nadhled. Spousta zakázek se uškrtila ve smyčce nekonečných korektur.

Často je levnější vzít si ponaučení z chyb propříště než se jim za každou cenu snažit vyhnout.



Seznam článků

« Úvod do marketingové energetiky

Reklama musí přitvrdit, jinak je vyřízená »


Stránky používají cookies. Použitím stránek s tím vyjadřujete souhlas. | Rozumím